Version 2020 2ème édition améliorée
Dorénavant vous pourrez trouver cet humble manuel directement en
ligne et l’imprimer. S’il est gratuit, la vente n’en est pas autorisée sans mon
accord ferme.
Le lien est ici Petit manuel d’archivage en généalogiefamiliale
Cette série d’articles a été condensée suite au ChallengeAZ
de 2017, qu’a initié Sophie BOUDAREL. J’étais alors dans le grand bazar et
disons que la vie amenant quelques lots imprévisibles, je suis loin d’avoir
fini ce rangement. Mais, la mise en pratique m’a permis d’améliorer cette
méthode et ces derniers jours grâce à elle, j’ai réussi à faire un travail
considérable !
La raison de cette réflexion n’a pas été seulement la sortie
du bazar mais une manière d’organiser et de travailler tendant vers l’efficacité
pour perdre le moins de temps possible et pouvoir jouir de l’essentiel. Je
préfère passer du temps à reconstituer une vie à partir de tous les éléments,
plutôt que de faire de l’encodage. Mais c’est une étape obligée, alors j’essaye
de la rendre aisée.
Professionnelle de santé, mon métier me fait rencontrer beaucoup de monde avec
plus ou moins de problèmes, à plus ou moins long terme. Certains possèdent des
dossiers d’une page et d’autres malheureusement ont de quoi remplir un carton.
J’ai intérêt à retrouver immédiatement le dossier du patient que j’ai en face
de moi qui revient après 5 ans et je ne me vois pas prendre un quart d’heure en
cherchant partout où j’ai bien pu mettre ce dossier. Je suis équipée d’un
logiciel métier efficace, mais la pratique de la généalogie m’a permis
d’améliorer mon classement et de devenir de plus en plus performante. Le temps
passé à tout mettre en place, me fait gagner un temps précieux sur le terrain.
Lorsque j’ai un rendez-vous et qu’il me faut trouver un dossier, la manière la
plus simple et rapide est le nom et le prénom de la personne, ajouter des
précisions à l’intérieur du dossier est précieux, c’est prendre le temps d’être
rigoureux pour aller plus vite ensuite.
Quelques surprises sont formatrices. Comme le jour où j’ai
rendez-vous avec Charles BEC (nom imaginaire) j’en trouve trois dans le
logiciel, et de plus ils sont nés la même année pour deux d’entre eux et le
troisième une année après. Ils habitent tous la même ville, aucun n’a un
deuxième prénom et pas de bol pour moi, ils ont tous les trois, mal au pied
droit. Lesquels des trois vais-je voir ? Je ne connais pas leur épouse ou
leur compagne, ni leur famille. Je trouve donc dans
le logiciel : leur date de naissance, qui se traduit en numéro de sécurité
sociale par un même début.
Charles BEC 1989.02.18 soit secu 1 33 89 2…
Charles BEC 1989.02.23 soit secu 1 33 89 2… Pas de bol c’est le même
Charles BEC 1990.04.10 soit sécu 1 33 90 4
Il ne m’apportera pas plus d’infos. Rien pour m’aider
finalement, à part leur présence physique. Le jour du rendez-vous je reconnais
la personne et demande plus de détails que je note dans son dossier. Ces trois
Charles, sont constamment administrativement pris les uns pour les autres et ne
se connaissent pas. Mais quelques fois les amendes de l’un vont vers l’autre.
Les soucis se partagent.
Cette mésaventure est très courante, nous la gérons très
régulièrement, et en généalogie les DULLIEU dans l’article D comme DULLIEU ont bien failli nous faire perdre le nord à Melody
et moi-même surtout la série de 10 Jean Baptiste et de 7 Martin, dont plusieurs
se sont mariés entre famille par frères et sœurs interposés.
N’étant pas archiviste,
cette méthode est très certainement perfectible. Je me suis inspirée des
sources internet de Marie Anne CHABIN archiviste. Des archivistes suisses et
des services d’archives historiques, les listes sont
sourcées dans le texte.
A retenir :
Simplifier : En nommant de façon rigoureuse, et
identique, préparer le terrain, prend du temps, mais pour en gagner par la
suite, ranger de façon logique et identique
Permettra de trouver, en trois minutes ou en trois mois,
tout dépend…
Cordialement
Brigitte
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