X comme eXemple



Un cas pratique ?

Ayant ramené un tas de documents de la maison familiale, j’ai procédé à un premier tri grossier, ce qui fait éliminer en moyenne 30% de déchets. Ces documents concernent plusieurs générations, il s seront ventilés selon les 5 catégories citées dans ce challenge AZ.

Prenons le cas de mon grand-père. Louis trop tôt disparu, il est décédé à l’âge de 56 ans. J’étais enfant, j’en ai bien sûr entendu parler. Quelques bribes de vie, des souvenirs heureux, d’autres malheureux, mais sans date. Le chagrin de l’absence n’a jamais permis à la famille d’être loquace à ce sujet. Il s’agit de l’aag de ma petite nièce, 101 ans séparent leurs naissances. Afin d’aider sa maman à raconter cette histoire, il me faut démêler les souvenirs et suivre les traces par les documents retrouvés.

Un tas de documents sont livrés en vracs. Je ne veux pas pour le moment passer du temps à trier selon les individus. Je vais cibler les documents appartenant uniquement à Louis. Ainsi que son mariage et la naissance de ces enfants.

Premier Tri : Préparer des contenants cités à l’article P comme Productions 

·         Boites de cartons de format A4 environ
·         Corbeille à papiers (30% de déchets estimés)
·         Chemises de papier pour chaque individus (prévoyez en une dizaine environ)
·         Enveloppes (destinés à mettre les documents de mêmes sortes ou des petites pièces)
·         Etiquettes
·         Feutres :  un gros et des petits
·         Petits papiers qui serviront de fantôme
·         Crayon à mine et gomme

Deuxième Tri avec Classement : Préparer les contenants cités dans le même article.
On sépare et regroupe les documents selon la méthode des 5 catégories vues en Inventaire.

·        Une boites de classement A4
·         jeux de chemises de papiers de couleurs
·         Enveloppes
·         Etiquettes
·         Feutres :  un gros et des petits
·         Petits papiers qui serviront de fantômes
·         Crayon à mine et gomme
·         Fiche de renvoi
·         Chemises plastifiées
·         agrafeuse

5 chemises pour 5 types de documents rentreront dans la boite de Louis.
1.       Documents officiels - sa carte d’identité et son permis de conduire
2.       Documents importants mais non officiels - son inscription à la résistance, son contrat d’embauche, la création de son entreprise, l’achat de son premier véhicule professionnel…
3.       Documents de preuves, de traçabilité et de mémoire métier : Les diverses factures qu’il a émise chez les clients, les commandes, son inscription chez les pompiers volontaires…
4.       Documents à valeurs de preuves et d’informations : (valeur historique) Les photos du club de football, les courriers échangés avec sa future femme, les photos du mariage, les photos de ses enfants. Les documents médicaux.
5.       Documents périphériques : une médaille reçue après-guerre…

Ensuite, il sera temps de procéder au référencement. C’est le moment, où l’on sort la fiche de marche à suivre, les fiches de renvois, les index sans ces documents, il sera difficile de rester cohérent.

Dossier par dossier, on va référencer tous les documents. Sur le pc avec l’aide d’un tableur on les indexera. La fiche de renvoi servira pour signaler que ces documents se trouvent chez Louis mais qu’ils appartiennent également à Lucie. Cette fiche sera classée chez Lucie.

Le travail est long, bien sûr mais il restera, il me semble agréable car il reconstitue le fil de vie d’un ancêtre. Et justement, à propos de fil de vie, il est intéressant de créer une ligne chronologique des documents. La date du contrat de travail, la date du mariage, celle de la naissance de ces enfants, sa participation à la lutte pour la liberté. Ceci permettra de visualiser immédiatement tout ce qui se trouve en notre possession.

L’opération suivante, sera la numérisation de ces documents, afin de les partager avec la famille.
Et enfin, avec ce classement plus facile, il est possible de créer des albums ou une monographie de Louis.

Ce dossier, sera le premier de la catégorie En cours et dès la fin de son traitement, il passera aux archives.

J’espère avoir été claire et vous avoir permis de suivre le fil jusqu’au bout. 

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